“Năng suất” là một thuật ngữ được sử dụng quá mức. Hay đúng hơn là trong những bối cảnh mà nó xuất hiện. Mọi người thường coi năng suất như một khái niệm độc lập, tách rời khỏi phần còn lại của cuộc sống và bằng cách nào đó, có thể cải thiện nhờ một loạt các ứng dụng.

Theo tôi, năng suất là một quyết định có ý thức. Thực tế, đây là một loạt quyết định có cân nhắc và có ý thức mà bạn thực hiện vì lợi ích của mình. “Tăng” năng suất không phải là việc ngày một ngày hai, nó là một quá trình lâu dài hiện hữu trong mọi khía cạnh của cuộc sống.

Tôi muốn chia sẻ với bạn một số mẹo về năng suất tôi học được khi làm việc ở Printful và giúp bạn vượt qua những mặc cảm tội lỗi nho nhỏ đôi khi bạn cảm thấy vì “mình không được năng suất cho lắm”. Thay vào đó, tôi muốn bạn tự tìm phong cách riêng về năng suất làm việc của mình bằng cách hiểu được bạn hoạt động như thế nào và tự hỏi bạn một vài câu hỏi.

Bắt đầu thôi nào!

1. Tất cả bắt đầu từ bạn

Khi cảm thấy ‘không năng suất”, thường là do chúng ta so sánh và đứng núi này trông núi nọ. Mặc dù việc so sánh là hoàn toàn bình thường, nhưng kết quả so sánh năng suất của bạn với người khác giống như đi so con kiến với con voi vậy. Nếu bạn bắt chước thói quen năng xuất của người khác, bạn chỉ đang theo đuổi ý tưởng về năng suất chứ không phải là mục tiêu của mình.

Mẹo: hãy nhớ rằng năng suất của người khác không liên quan gì đến bạn. Còn năng suất của bạn sẽ theo bạn suốt đời. Nó vừa tự do vừa đáng sợ.

2. Học lỏm mẹo năng suất từ những người bạn ngưỡng mộ

Chạy theo ước mơ của người khác là điều không nên, tuy nhiên học hỏi từ người có cùng ước mơ của bạn là điều tốt.

Hầu hết những thứ tôi học về năng suất (không phải bắt chước hoàn toàn) đều từ những người bạn, gia đình, người quen, và những người truyền cảm hứng cho tôi. Điều thú vị là, hầu như mọi người không xem mình là một “huấn luyện viên về năng suất”, và họ cũng không thấy rằng những gì mình làm là “hack năng suất”. Đối với họ, đó là một cách sống.

Gần đây, tôi học được một mẹo tuyệt vời về năng suất từ Kate Lewis, Giám đốc content của tạp chí Heart. Cô nói rằng cô đưa ra một danh sách bao quát những việc cần làm trong tuần và lập tức quăng nó đi. Những gì cô ấy nhớ sẽ là những thứ quan trọng, những thứ không liên quan sẽ bị quên dần. Có thể đây không phải là cách tốt nhất để tiếp cận công việc, nhưng cũng đáng để bạn thử đó!

Mẹo: Bạn tìm cảm hứng từ ai? Warren Buffett? Bố của bạn? Oprah Winfrey? Hãy tìm hiểu thói quen về năng suất của họ và nghĩ ra những ý tưởng khác trong khi ngồi chơi. Những mẹo hay sẽ tự tìm đến bạn và chúng khá thú vị để áp dụng đấy.

3. Hãy có một danh sách thiết thực về những việc cần làm

Cách lên danh sách những việc cần làm của Kate Lewis làm sáng tỏ một yếu tố chính về năng suất, đó là Sự ưu tiên. Nếu danh sách của bạn quá dài và có quá nhiều thứ thì vấn đề là do bạn ưu tiên mọi thứ.

Chắc hẳn bạn sẽ có một danh sách việc cần làm (hoặc vài cái) khiến cho bạn lo lắng. Lấy nó ra nhìn thật kĩ, tập trung vào những việc cứ sót lại. Hãy thành thực nhé, rất có khả năng chúng rơi vào một trong những mục sau đây:

  • Những thứ bạn thấy quan trọng, nhưng cũng đáng sợ và nặng nề
  • Những “việc tốt nhất nên có” mặc dù nó chả liên quan và chả có tí giá trị nào
  • Những việc rồi bạn sẽ làm (thêm vào để cảm thấy vui khi hoàn thành nó)
  • Những việc người khác nghĩ bạn nên thêm vào danh sách (cái này thì hơi mệt này)

Mẹo: danh sách việc cần làm chỉ nên có những việc bạn thực cần hoặc muốn làm.

4. Ưu tiên các công việc khi bạn gặp chúng

Quản lý công việc không chỉ gồm việc lên danh sách. Điều quan trọng để duy trì năng suất chính là cách phản ứng với những phần việc và ý tưởng sắp gặp phải và sắp xếp chúng trước khi chúng rơi vào mục “tốt nhất nên có” và khiến cho đầu óc của bạn rối tung.

Ở Printful, chúng tôi là fan của hệ thống “Hoàn thành mọi việc không hề khó” (GTD) của David Allen. Khi tìm hiểu một chút, bạn sẽ thấy nó trùng lặp với ma trận Eisenhower và những phương pháp khác.

Nguồn: The Eisenhower Box

Đây là cách áp dụng GTD khi bạn nhận được “thứ cần phải làm”:

  • Ghi việc đó lại
  • Đưa ra quyết định ngay về nó

o   Nếu chỉ tốn 2 phút, thì hãy làm nó luôn (Bonus: hoàn thành phần việc một cách nhanh chóng sẽ giúp bạn thấy thỏa mãn ngay lập tức)

o   Nếu không làm được ngay, quyết định xem bạn sẽ hoàn thành nó vào khi nào

o   Nếu đó không phải việc của bạn, giao nó cho người khác

o   Nếu không liên quan, bỏ nó đi.

  • Xem xét lại danh sách các thứ để giúp cho quá trình diễn ra trơn tru.

Quan trọng là phải giữ tất cả các ghi chú của bạn trong một không gian duy nhất mà bạn có thể dễ dàng truy cập và đánh giá – sử dụng một mớ ứng dụng, sổ ghi chép, email, bài viết sẽ sớm khiến bạn mất kiểm soát. Một số phần mềm về năng suất ưa thích chúng tôi hay dùng đó là Google Keep, Evernote, Things, Microsoft To Do, và Any.do. Hoặc là dùng cách cũ: giấy và bút.

Để ưu tiên việc làm, bạn cần phải thích sử dụng các công cụ về năng suất. Lưu ý rằng không phải chọn cái nào là hợp với cái đó ngay. Tôi thường kết hợp Google Keep cho những phần việc sắp gặp và notebook cho những việc nhanh, bất ngờ gặp mà tôi phải giải quyết trong cùng ngày.

Mẹo: Nếu như bạn chưa biết nhiều về ưu tiên công việc, hãy kiên nhẫn. Thay đổi thói quen sẽ rất khó và tốn thời gian, nhưng bạn sẽ được đền đáp xứng đáng.

5. Chia nhỏ những việc lớn

Nhớ mục đầu tiên trong phần danh sách những việc cần làm tôi nói ở trên chứ, mấy việc mà quan trọng, đáng sợ ấy? Một mẹo làm việc năng suất bạn thường thấy chính là chia chúng thành nhiều phần nhỏ, ít ghê gớm hơn. Vì vậy, thay vì phải đối mặt với một công việc to lớn, nặng nề (hoặc kết quả mong muốn), bạn sẽ thấy được những bước bạn có thể làm để hoàn thành công việc đó.

Tôi thường không thích việc làm tràn ngập Google Keep của tôi với một đống định nghĩa nhỏ – tôi sẽ thấy khó chịu khi không sử dụng mấy định nghĩa nhỏ đó như dự định. Thay vào đó, tôi sẽ cập nhật từng bước cho tới khi hoàn thành xong việc.

Nguồn: Google Keep

Vì vậy, nếu như tôi viết một email chiến dịch quan trọng cho bất kì ngày lễ nào sắp tới, việc cập nhật sẽ diễn ra như sau: “tổ chức chiến dịch brainstorm”, “tạo một bản phác thảo chiến dịch”, “hoàn thành bản sao và hình ảnh”. Và một khi đã hoàn thành xong công việc, hãy theo dõi kết quả. Đối với email chiến dịch về ngày lễ, tôi sẽ đổi mục Google Keep thành “kiểm tra chiến dịch ngày lễ trong 5 ngày tới”.

Mẹo: làm việc nhỏ trước, việc lớn sau. Hãy chia đúng thời gian cần thiết cho từng bước. Đừng nghĩ tới kết quả trong khi vẫn đang còn trong giai đoạn brainstorm.

6. Làm việc có mục tiêu

Tôi tin rằng mấu chốt để làm việc hiệu quả nằm ở mục tiêu. Một khi xác định được mục tiêu của việc bạn đang làm, hiệu quả sẽ theo sau.

Một trong những nhà văn Mỹ vĩ đại nhất thời đại chúng ta, Nora Ephron từng nói: “Tôi không viết một từ nào cho bài báo cho đến khi tôi nắm được ý chính. Nó sẽ là nền tảng cho toàn bộ giọng điệu – nền tảng cho toàn bộ quan điểm”. Một ý tưởng vượt ngoài việc viết, bạn đồng ý không?

Mẹo: khi xác định mục tiêu này, hãy thành tựu một cách tàn nhẫn (bạn không phải kể cho ai hết!). Bạn đang cố gắng cải thiện kĩ năng? Kiếm tiền? Giúp một người bạn? Không có câu trả lời nào là sai cả.

7. Giao tiếp với nhóm của bạn

Có thể bạn nhận ra rằng năng suất làm việc của mình bị ảnh hưởng bởi thói quen của những người xung quanh. Không có gì đáng ngạc nhiên khi tinh thần đồng đội là một thứ tuyệt vời giúp tăng năng suất.

Tự mình giải quyết một vấn đề là điều tuyệt vời, nhưng đôi khi đó là việc làm kém hiệu quả nhất bạn làm. Nếu như gặp phải vướng mắc trong một khoảng thời gian dài, hãy dứt ra và nhờ người nào đó giúp bạn – bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức cho cả bạn lẫn nhóm của bạn.

Khi truyền đạt các vấn đề, phân chia công việc, và đưa ra câu trả lời, hãy làm ngắn gọn và chính xác. Đây là một bài tập tinh thần rất tốt, thể hiện phép lịch sự và cho thấy bạn đang kiểm soát mọi chuyện. Giả sử, có ai đó trong nhóm nói bạn chia sẻ file Google Doc với họ và bạn không biết nó đang ở chỗ nào. Thay vì phí thời gian nói rằng “Ôi trời, đợi xíu, tôi không biết tôi để nó ở thư mục nào nữa, để tôi kiểm tra xem nó có trong inbox hay không” mà hãy trả lời rằng “Ok, tôi sẽ báo cho cậu sau 10 phút nữa”.

Mẹo: không phản ứng với thông điệp của ai đó cũng chính là một sự phản ứng (thường được hiểu là “tôi không quan tâm”). Tiết kiệm thời gian cho cả hai và thừa nhận tình huống bằng cách nói rằng bạn cần nghĩ về nó. Đó là một phản hồi hoàn toàn phù hợp giúp mọi việc diễn ra trôi chảy.

8. Suy nghĩ lại về thói quen sử dụng điện thoại di động

Bị cuốn vào vòng xoáy của các ứng dụng di động là vấn đề đau đầu đối với nhiều người. Thường bắt đầu với việc “Đợi xí để tôi kiểm tra thời tiết đã” và kết thúc với việc ngồi lướt Facebook (đừng tự chống chế bằng việc nói rằng mình“đang nghiên cứu” cho một dự án).

Luôn nắm bắt được các vấn đề hiện tại đúng là quan trọng, nhưng không quan trọng đến mức phải chuyển sự tập trung vào cuộc sống của bạn qua người khác. Những gì xảy ra xung quanh bạn và những người bên cạnh bạn tại bất kỳ lúc nào đều quan trọng hơn mấy bài đăng trên mạng xã hội.

Có hai cách chính để quản lý việc lạm dụng các ứng dụng. Bạn có thể thiết lập một số chức năng ngắt hoạt động hoặc trình chặn ứng dụng như một cách khắc phục kỹ thuật nhanh hoặc tự hỏi mình rằng tại sao mình lại dùng điện thoại. Tại sao bạn lại dùng điện thoại trong khoảng thời gian bạn dành riêng để hoàn thành công việc? Công việc đó chắn lắm à? Bạn cần giúp gì không? Có gì đó làm bạn mất tập trung sao?

Mẹo: Tôi mới nhận ra điều này gần đây thôi và thực hiện nó cực kỳ đơn giản. Nếu như công việc của bạn không cần điện thoại, hãy để nó ngoài không gian làm việc (tôi để điện thoại của tôi trong túi). Mặc dù bàn làm việc của tôi hơi trống trải, tôi thích việc để điện thoại khỏi tầm mắt trong khi tập trung vào màn hình máy tính. Một cách hữu ích khác là đăng xuất tài khoản mạng xã hội sau khi sử dụng.  Đăng nhập lại sẽ tốn nhiều thời gian hơn, để cho bạn có thời gian cân nhắc liệu mình có thực sự cần dùng nó hay không.

9. Cảm thấy hiệu quả bằng việc chăm sóc bản thân

Cơ thể của bạn chính là phương tiện để làm việc hiệu quả, hãy đặt giấc ngủ, tập thể dục, và chế độ dinh dưỡng cân bằng làm ba trụ cột trong việc tự chăm sóc bản thân mà bạn không thể bỏ qua hoặc thay thế.

Thời gian ngủ nghỉ của bạn cũng đăng biệt như dấu vân tay của bạn vậy, hãy tìm một khoảng thời gian bạn thấy thoải mái nhất. Chuyên tâm dành thời gian nghỉ ngơi – không uống cà phê, không điện thoại – và chợp mắt nếu bạn cần. Tôi biết nhiều người chỉ cần ngủ 6 tiếng là đủ, và tôi nghe nói nhiều sinh viên trường y ngủ ngay sau tiết học của họ kết thúc vào lúc 5h chiều và dậy để học khuya.

Tôi ngồi trong hầu hết thời gian làm việc (và thường lười sử dụng bàn đứng). Vì thế để tập thể dục, tôi đã tập cho mình thói quen thể dục dựa vào vật lý trị liệu. Có rất nhiều thứ cốt lõi. Vào một vài ngày, tôi thấy giống như bị tra tấn từ từ, nhưng tôi chẳng có gì để tăng sự tự tin cả. Tôi dành ít thời gian hơn để lo lắng về ngoại hình của mình, điều đó giúp tôi tập trung hơn vào những việc tôi cần phải làm.

Kể từ khi tập luyện, tôi dần nhận ra cách mọi thứ trong cơ thể kết nối với nhau – chân, mông, cột sống, – tất cả mọi thứ. Vì thế tôi cũng đang nỗ lực để khiến cơ thể hoạt động khi ở ngoài phòng gym – tôi cố đứng thẳng, tôi không bắt chân khi ngồi nữa, và không dồn trọng lượng cơ thể lên một chân khi đứng nữa. Những thói quen đó theo thời gian sẽ gây ra sự mất cân bằng cơ bắp, khiến cho bạn trở nên uể oải và mệt mỏi.

Một điều nữa đó là hãy thưởng thức bữa ăn của bạn. Cố kéo dài thời gian ăn trưa của bạn thêm 5-10 phút để nhai kỹ. Bạn sẽ thấy ăn phần nhỏ là đủ no, giúp bạn không buồn ngủ sau khi ăn để có một ngày làm việc hiệu quả hơn.

Mẹo: Một tuần sau khi đọc bài này xong, hãy thực hiện những thay đổi nhỏ trong cách ngồi, đứng và ăn. Để xem nó tác động thế nào đến năng suất và sức khỏe của bạn.

10. Hãy bằng lòng với sự trì hoãn

Cuối cùng, hãy chấp nhận rằng mình không phải là cái máy và sẽ có ngày não bạn nói rằng bạn cần phải nghỉ. Bạn sẽ cảm thấy uể oải, tẻ nhạt và trống rỗng.

Khi điều đó xảy ra, đừng hoảng sợ và hãy lợi dụng sự trì hoãn. Hãy chậm rãi, và đắm mình trong cảm hứng, ngồi đọc tiếp sách, nghe podcast hoặc coi phim. Thậm chí còn có một danh sách Tedtalks về sự trì hoãn để giúp bạn sử dụng tốt khoảng thời gian nghỉ ngơi đó.

Mẹo: Đừng cố gắng thoát khỏi tâm trạng trì hoãn, bạn sẽ chỉ làm mọi việc trở nên tồi tệ hơn mà thôi. Hãy tự nhủ rằng: “Nó sẽ chóng qua thôi”, một câu ngạn ngữ dành cho cả sự trì hoãn lẫn năng suất.

Cuối cùng: Tính cách tạo năng suất

Trau dồi năng suất đồng nghĩa với việc tạo nên một tính cách. Vì vậy, bạn sẽ trở thành người như thế nào? Một kẻ không dám gánh vác trọng trách hay là một người làm việc chủ động?

Không kiểm soát được những thói quen kém hiệu quả chỉ tạo nên các trở ngại. Bất cứ khi nào bạn trì hoãn một cái gì đó, lơ đi thứ gì đó, hoặc đưa ra một dự án vào phút cuối, bạn sẽ tiếp tục tạo ra những rào cản.

Điều tôi thực sự muốn bạn làm chính là đừng nản lòng vì điều đó, hay bất kỳ danh sách các mẹo làm việc có hiệu quả nào và đặt ra những quy tắc của riêng bạn. Chỉ có bạn mới quyết định được làm việc hiệu quả có nghĩa gì đối với bạn, và chỉ bạn mới có thể đạt được mục tiêu khiến bạn thỏa mãn và hạnh phúc.